Kun aika ei riitä: mitä tehdä, kun kiire uhkaa?

Meistä varmasti jokainen tunnistaa sen kuristavan tunteen, kun planeettojen asennot muuttuvat ja yhtäkkiä on ihan hirveä kiire. Tekemättömät asiat kasaantuvat kasaantumistaan, ja ne kaihertavat mieltä jatkuvasti – kiusaten meitä pahimmillaan jopa öisin. Arki muuttuu pelkäksi silpuksi asioita, joita pitää äkkiä suorittaa, eikä meillä riitä aikaa tai kykyä keskittyä yhtäjaksoisesti niihin asioihin, jotka sitä vaatisivat. Kykymme priorisoida heikkenee, teemme enemmän virheitä ja tapaturma-alttiutemme suurenee. Kiire johtaa pahimmillaan stressiin, jolla voi olla vakavia terveysvaikutuksia. Mutta mitä voimme tehdä vähentääksemme kiirettä tai kiireen tuntua?

Kiire nähdään ajan ja toiminnan epäsuhtana, jossa aikaa on liian vähän ja tehtävää liian paljon. Kun on kiire vaikkapa bussiin, on aikaa bussin lähtöön liian vähän ja välimatkaa kuljettavana liian paljon. Ei ole kuitenkaan olemassa mittaria, joka osaisi kertoa meille milloin ajan ja toiminnan balanssi särkyy ja kiire syntyy. Kokemus kiireestä on yksilöllinen.

Se miten suhtaudumme kiireeseen sosiaalisella tasolla vaihtelee ajasta ja sosiaalisesta viiteryhmästä riippuen. Kiire saatetaan nähdä merkkinä hyväosaisuudesta ja se on “sosiaalisen erottumisen keino.” Tämän ilmiön tunnistaa varmasti jokainen, joka on joskus eksynyt keskusteluun larpintekijöiden kanssa, jotka vertailevat joskus jopa kilpailuhenkisesti sitä, kuinka vähän minkäkin projektin aikana tuli nukuttua. Kiireen ihannoinnista ollaan kuitenkin (toivottavasti) pääsemässä eroon. Työterveyslaitoksen vanhempi tutkija Sampsa Puttonen sanoo Ylen haastattelussa, ettei “nykyisin oikein kukaan enää kehuskele, että nukkuu kauhean vähän ja palautuu huonosti. Nykyisin on aika lailla ymmärretty, että hyvä työpanos ja ihmisen hyvinvointi muodostuu tietynlaisista palasista. Uni ja palautuminen ovat nousseet arvoonsa.” Toivottavasti tämä kulttuuri pesiytyy myös mahdollisimman pian oppilaitoksiin ja harrastusyhteisöihin, sillä työkiireiden lisäksi myös vapaa-ajan kiireet ovat arkipäivää monille. Myös larpintekijöitä piinaa usein kova kiire, erityisesti projektien loppuvaiheessa.

Miten hallita kiirettä?

Kolme tiimalasia

Kun kiire iskee on asialle usein vaikea tehdä mitään, sillä resurssimme kuluvat pääasiassa kiirettä aiheuttavien asioiden tekemiseen. Ei ole kuitenkaan mahdotonta ottaa tilannetta takaisin hallintaan, kunhan vain kykenee pysähtymään hetkeksi. Hyviä työkaluja kiireen taltuttamiseksi ovat priorisointi ja ajankäytön arviointi ja nämä metodit auttavat sekä ennaltaehkäisemään että helpottamaan kiirettä. 

Tehokas ajankäytön arviointi käsittää omien resurssien realistisen hahmottamisen tehtävään työhön suhteutettuna. On tärkeä olla itselleen rehellinen siitä, mitä kaipaa voidakseen suoriutua ilman kiirettä ja stressiä. Ei ole järkevää sitoutua aikatauluihin jotka perustuvat muiden työtahtiin ja resursseihin, vaan on tärkeä tuntea omat voimavarat. Tärkein oppi omien rajojen kunnioittamisessa on kyky kieltäytyä. Mikäli koet, että sinulta vaaditaan liikoja, ilmaise se! Älä kuvittele, että realistisen määräajan vaatiminen on huono asia. Päinvastoin, se helpottaa kaikkien osallisten elämää.

Ajankäytön arviointiin on myös hyvä sisällyttää virhemarginaali, joka ehkäisee kiireen siinäkin tapauksessa, että jotain yllättävää tapahtuu. Flunssa, väsymys, tietokoneen rikkoutuminen tai mikä tahansa muu yllättävä käänne saattaa pilata liian hektiseksi aikataulutetun prosessin. Virhemarginaali luo turvaa erityisesti vapaaehtoistöissä, sillä  vapaa-ajalla ei ehkä aina huvita tehdä hommia, vaan joskus tekee mieli tuijottaa neljä tuntia putkeen TV-sarjoja. Se on täysin hyväksyttävää, mutta virhemarginaali (ja tietenkin myös vapaa-ajan sisällyttäminen aikatauluihin!) mahdollistaa sen, ettei löhöilystä koidu ylimääräistä stressiä vaan sen sallii itselleen hyvillä mielin.

On myös hyvä muistaa, että mitä enemmän yhtäjaksoista keskittymistä jokin tehtävä vaatii, sen tärkeämpää meidän on varata sille reilusti häiriötöntä aikaa. Isommat kokonaisuudet, jotka eivät ole tehtävissä nopeasti ja helposti, ansaitsevat kalenterista kokonaisen päivän tai jopa enemmän. Vältä päivien pilkkomista liian moneen eri osaan tapaamisilla ja puheluilla ja sovituilla menoilla, sillä se vaikeuttaa työhön uppoutumista ja työskentelyflown syntymistä. Omakohtaisena esimerkkinä kerrottakoon, että lopetin osa-aikatyön kirjoittaessani gradua, sillä en muuten kyennyt keskittymään kirjoitustyöhön häiriöttä ja stressittä. Koin painetta töihin lähtemisestä tai siitä, että minut saatettaisiin kutsua sinne hetkenä minä hyvänsä. En kyennyt uppoutumaan kirjoitustyöhöni tarpeeksi nopeasti voidakseni käyttää lyhyitä hetkiä tehokkaasti hyödykseni, vaikka minulla olisi ollut siihen teoriassa töideni ohessakin aikaa. Tämän päätöksen tekeminen vaati itsereflektiota ja omien tarpeiden tunnistamista ja määrittelyä, mutta johti lopulta hyvään lopputulokseen (joskin rahallisesti hirvittävän niukkaan tilanteeseen).

Priorisointi on hyvä tapa varmistua siitä, että prosessi etenee vaikka kiire yllättäisikin. Tehtävien kategorisointi auttaa hahmottamaan, mihin asioihin pitää kiireen keskellä keskittyä ja mitkä voivat odottaa, tai jäättä tekemättä. Työkaluna voi käyttää esimerkiksi jo aikaisemmassa blogipostauksessa mainittua MoSCoW-menetelmää, jossa tehtävät jaetaan kategorioihin (must have, should have, could have, won’t have at this time) sen mukaan kuinka ratkaisevia ne ovat toivotun lopptuloksen saavuttamiseksi. Kun kiire iskee on helppo turvautua prioriteettilistoihin ja käyttää resurssit niihin asioihin, joiden tekeminen on kaikista keskeisintä. 

On myös tärkeä muistaa, ettei priorisointi tarkoita vain työtehtävien asettamista tärkeysjärjestykseen. Kiireen yllättäessä luistamme herkästi sellaisista asioista, jotka ovat hyvinvointimme kannalta erityisen tärkeitä. Muunmuassa uni, ruoka ja liikunta ovat asioita, jotka saattavat helposti pudota prioriteettilistalla hälyttävän alas silloin, kun meillä on kova kiire. On kuitenkin tärkeä tiedostaa, että ne ovat kaikki olennaisia asioita kokonaisvaltaisen hyvinvointimme kannalta. Meidän on tärkeä vaatia itseämme pitämään huolta ensisijaisesti itsestämme ja vasta sitten työtehtävistämme. Jos kiire uhkaa iskeä ja ruuan valmistaminen tuntuu kuormittavalta, hanki vaikkapa valmisruokia helpottamaan taakkaa, älä luista syömisestä! (Valmisruuissa on valtavasti eroja, ja valmisruoka on aina parempi vaihtoehto kuin aterian väliin jääminen.) 

Priorisointia ja ajankäytön arviointia voi tehdä missä tahansa vaiheessa projektia. On hyvä muistaa, että tilanteiden uudelleenarviointi on tärkeää, jotta fokus pysyy kulloinkin oikeissa asioissa. Viikoittainen aikataulujen tarkistaminen ja tehtävän työn realistinen suunnittelu voi olla jollekulle äärimmäisen hyvä tapa ehkäistä kiirettä ja stressiä sekä selkeyttää tilanteita, joissa työpöydälle putoaa uusi asia, joka pitäisi tehdä. Kun tunnistaa omat rajat, on myös helpompi hallita muiden odotuksia siitä, milloin jokin tehtävä realistisesti valmistuu. Muiden odotusten hallitseminen on tärkeä osa ryhmässä tehtävää työtä, jottei projektin aikana synny turhia pullonkauloja tai epäselvyyksiä siitä, mitä on realistista odottaa ja mitä ei.

Kiire, stressi ja oma jaksaminen

Larppien tekeminen ja monet kirjoitustyöt ovat usein intensiivistä ja kiireistä hommaa, mutta kiire on usein hetkellistä. Lähestyvät deadlinet saattavat aiheuttaa kiirettä, mutta eivät välttämättä stressiä. Kiire on parhaimmillaan tehokas motivaattori, eikä siihen välttämättä tarvitse suhtautua negatiivisena asiana. Tärkeintä on kuitenkin tunnistaa omat rajat ja erottaa positiivinen kiire vahingollisesta stressistä. On oleellista huomioida omat voimavarat eri elämäntilanteissa ja tiedostaa, ettei aina pysty suoriutumaan jokaisella osa-alueella optimaalisella tavalla. On tärkeä ottaa tilaa niille asioille, jotka ovat hetkessä tärkeimpiä. Prioriteettilistan kärkeen tulee kuitenkin aina asettaa oma hyvinvointi.


Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *