Kirjoitustyön tukeminen liveroolipelituotannossa: metatyö (striimitaltiointi + kooste)

Syksyn 2019 ensimmäinen livestriimi otti virtuaalisen kirjoittajakahvilan muodon, jossa keskusteltiin reaaliaikaisesti lähetykseen osallistuneiden larpintekijöiden projekteista sekä niihin liittyvistä haasteista. Projektikohtaisten haasteiden lisäksi striimeissä käsiteltiin myös laajempia aihekokonaisuuksia, joista ensimmäinen oli niin sanottu larpin tekemiseen liittyvä metatyö.

Metatyön tarpeellisuus ja siihen panostaminen nostettiin esille syksyllä 2018 järjestetyssä Larpintekijöiden residenssissä, jossa keskustelu larppien kirjoittamiseen liittyvistä haasteista kirvoitti pohdintaa myös kirjoitustyön ulkopuolisesta työstä. Metatyöllä viitataankin nimenomaan tällaiseen työhön – eli hommiin, jotka eivät ole kirjoittamista, mutta jotka tukevat kirjoitustyötä.

Keskustelussa nostettiin esille neljä selkeää aihetta, joiden haasteellisuutta voi helpottaa metatyön avulla. Nämä aihealueet ovat aikatauluttaminen, projektin rajaaminen, työn määrä sekä vastuun jakaminen.

HAASTE: Projektin rajaaminen

Raitapaitainen, ruskeat, lyhyet hiukset omaava henkilö katselee ilmoitustaululla olevia papereita.

Kuten muussakin kirjallisessa työssä, projektityössä, akateemisessa työssä ja monessa muussakin hommassa, on myös larpin tekemisessä tärkeä määritellä projektin rajat varhaisessa vaiheessa. Projektin selkeä rajaaminen mahdollistaa tarvittavien resurssien määrittelyn, prioriteettien asettamisen ja auttaa hahmottamaan mihin on tarpeellista ja järkevää käyttää aikaa. 

Syksyn 2018 residenssissä keskustelijat nostivat esille useita keinoja projektin rajaamiseksi. Oman vision ja tavoitellun kohderyhmän tunnistaminen auttaa kohdentamaan työtä ja helpottaa tarvittavien materiaalien suunnittelussa. Kun tiedetään mitä halutaan tehdä, on toteuttaminen (yllättäen) paljon helpompaa kuin suurpiirteisyyksien kanssa työskenneltäessä.

Realistinen resurssien hahmottaminen puolestaan auttaa rajaamaan projektin hallittavan kokoiseksi. On siis tarpeen pohtia kuinka suuri työryhmä projektia työstä, kuinka paljon tunteja projektiin on mahdollista käyttää ja kuinka paljon niitä kuuluisia lusikoita (eli jaksamista) tekijöillä on projektiin käyttää. 

Pelaajamäärän suhteuttaminen visioon kertoo kuinka paljon ja minkälaisia materiaaleja peliä varten on tarve tuottaa. Jos pelisi design vaatii 300 pelaajaa toimiakseen haluamallasi tavalla, on selvää, että työtä on oletettavasti enemmän kuin 10 hengen pelin kohdalla.

Selkeät tavoitteet ohjaa työtä oikeaan suuntaan, eikä tule eksyttyä yhtä herkästi sivuraiteille. Myös konkreettisten prioriteettien asettaminen auttaa erityisesti silloin kun resurssit ovat vähissä (eli miltei aina). Kun kiire on käsillä on priorisoinnin avulla on helpompi nähdä miten resursseja voisi kohdentaa uudelleen ja mitä tehtäviä jättää vähemmälle huomiolle, tai jättää tekemättä kokonaan. Hyvä tapa hahmottaa tällaisia asioita on kategorisoida tehtävät esimerkiksi MoSCoW-metodin (tai sen variaatioiden avulla): Must have (pakko tehdä), Should have (tulisi tehdä), Could have (voi tehdä) ja Won’t have (ei tehdä). Kun kiire iskee, voi helposti tarkistaa tehtävien kategorioista mihin resurssit milloinkin kannattaa suunnata. 

Keskustelijat nostivat tärkäksi myös sen, että oman vision hauduttelulle annetaan tarpeeksi aikaa. Vaikka deadlinet tunnetusti motivoivat, on kuitenkin hyvä mahdollistaa myös vapaampi ja paineettomampi työskentely ilman määräaikoja. Tällaisessa mielentilassa tulee usein myös tehtyä iso osa tärkeästä työstä (ideointi, konseptisuunnittelu jne).

HAASTE: Työn määrä

Suuri määrä papereita pinottuna päällekäin.

Larppien tekeminen ja niiden kirjoittaminen on työlästä puuhaa. Ei siis ihme, että residenssin keskusteluryhmässä nostettiin keskeiseksi ongelmaksi juurikin tehtävän työn valtava määrä. Työn taakkaa voi kuitenkin keventää jo edellä mainittujen priorisoinnin, resursoinnin ja työn määrän kartoittamisen avulla. Sen lisäksi pilkkomista pidettiin hyvänä työkaluna suurten kokonaisuuksien toteuttamisessa. Tällä tarkoitetaan suuren työmäärän jakamista pienempiin osiin, jolloin tehtävästä tulee huomattavasti hallittavampi eikä siitä suoriutuminen ole valtavienn ponnistusten takana. Pilkkomalla työläät kokonaisuudet pienempiin osiin mahdollistat itsellesi onnistumisen tunteen (positiivinen asia!) sen sijaan, että hahmottaisit työn aina tekemättömien hommien kautta (negatiivinen asia!). Hahmoprofiilin voi esimerkiksi pilkkoa pienempiin osiin: kontaktit, viimeaikaiset tapahtumat, hahmon historia jne. Pilkotuille osille on hyvä määritellä omat deadlinet, jotta ne tulevat oikeasti tehtyä. On myös hyvä pyrkiä hahmottamaan kuinka paljon aikaa kukin pilkottu osa vie, jottei vahingossa huijaa itseään uskomaan, että ehtii tehdä suhteettoman paljon lyhyessä ajassa:

  • pieni tehtävä:
    tällaisen tehtävän suorittaa yleensä alle tunnissa, eikä se vaadi suurempaa valmistautumista (5min – 1h)
  • keskikokoinen tehtävä:
    tällaisen tehtävän suorittamiseen kuluu useampi tunti ja se saattaa vaatia ennakkovalmisteluja (1h – 8h)
  • suuri tehtävä:
    tällaisen tehtävän suorittaminen vaatii huomattavia ennakkovalmisteluita ja vie yleensä päivän tai enemmän (8h ->)

Tärkeäksi koettiin myös tehtävän työn visualisointi, eli näkyväksi tekeminen. Tämä tarkoittaa muutamaa asiaa. Ensinnäkin työn määrän visualisoinnilla viitataan siihen, että tunnistetaan myös työ, joka usein “vain tapahtuu” vaikkei se ole määritelty kenenkään vastuualueeksi. Tällaisia asioita saattavat olla esimerkiksi pienissä kirjoitustiimeissä some-tekstit, infokirjeet ja peliohjelaput. Näkymättömän työn tunnistaminen auttaa työn määrän hahmottamisessa, sillä sen avulla vältytään “yllättäviltä lisähommilta.”

Toisekseen visualisoinnilla viitataan myös tehtävän työn kartoittamsiseen ja seuraamiseen visuaalisin keinoin. Tehtävälistat, laskurit, taulukot ja post-it laput auttavat meitä näkemään konkreettisesti mitä kaikkea pitää tehdä.

Visualisoinnin avuksi voi ottaa esimerkiksi Ria Böökin laatiman taulukon, jonka avulla on helppo tarkkailla tiimin työskentelyn etenemistä ja sitä, milloin seuraavat akuutisti tehtävät asiat on suoritettava.
>>Avaa tiedosto tästä!

Delegoikaa ja puhukaa suoraan!

Lyhythiuksinen henkilö kirjoittaa paperiin "delegate"

Työn visualisoinnista pääsemme sujuvasti aiheeseen, jonka keskustelijat kokivat erityisen tärkeäksi: selkeä vastuunjako. On tärkeä määritellä työryhmän kesken mahdollisimman selkeät vastuualueet ja pitää huoli siitä, ettei kukaan ole prosessin kannalta täysin korvaamaton. Tärkeä on myös välttää raskaiden pullonkaulojen kertymistä. Tällaisia syntyy esimerkiksi kun osa työryhmästä odottaa ylityöllistetyn henkilön panosta, jota ilman he eivät voi jatkaa työskentelyään. Tyypillinen esimerkki tällaisesta pullonkaulasta on se, että pääpelinjohtaja on ainoa henkilö, joka tietää keskeistä informaatiota, jota tarvitaan kirjoitustyön aikana.

Selkeän vastuunjaon tueksi on otettava selkeä viestintä työryhmän keksen. Toimiva vastuunjako voi kaatua siihen, että työryhmän eri henkilöt eivät tiedä kenen vastuulla mikäkin asia on. Tällaiset tehtävät koetaan usein kollektiivisesti stressaaviksi, aivan kuten delegoimattomat työtehtävätkin. Se mikä ei ole kenenkään vastuulla (tai näyttää siltä, ettei ole) kuormittaa huomattavan paljon kaikkia työryhmän osia.

Yksi keskeinen osa hyvää viestintää on myös yhteinen kulttuuri, johon työryhmä voi turvautua. Livestriimin aikana katsoja kertoi esimerkin kommunikaatiokömmähdyksistä. Hänellä oli tapana ilmaista työparilleen kun jokin tehtävälistan asioista on suoritettu, kun taas työparin tapa oli avata suunsa vain jos jokin on mennyt pieleen. Tämä ristiriita aiheutti molemmille turhaa kuormitusta, jonka voi helposti estää sopimalla yhteiset pelisäänöt.

Työn määrän käsittelemiseksi larpintekijöiden residenssin osallistujat ehdottivat myös armollisuutta. On tärkeä pitää kiinni yhteisistä aikatauluista, mutta niihin aikatauluihin on myös äärimmäisen tärkeä sisällyttää lepopäiviä ja mahdollisuus vapaa-aikaan. Koska suurin osa larpintekijöistä tekevät larppeja vapaa-ajallaan, on kohtuutonta kuvitella että kukaan käyttäisi kaikkea vapaa-aikaansa pelkkään larppien tekemiseen. Tee siis itsellesi ja työryhmällesi selväksi, että viikossa on myös niitä päiviä, jolloin et tee larppihommia – eikä kukaan voi sitä sinulta silloin vaatiakaan! Anna itsellesi mahdollisuus levätä ja rentoutua, jotta palaudut intensiivisestä työskentelystä. Anna itsellesi mahdollisuus myös spontaaneihin vapaapäiviin! Tämä on mahdollista kun aikataulusi ei ole ahdettu täyteen, vaan sieltä löytyy myös välipäiviä. 

HAASTE: Vastuun jakaminen

Residenssin keskustelijat katsoivat myös vastuun jakamisen larpinteon keskeiseksi haasteeksi. Koska työtä on paljon ja tekijöiden edellytykset työn tekemiseen poikkeavat toisistaan, on vaikea jakaa tehtäviä tasaisesti täysin orgaanisin keinoin. Siispä tarkka suunnitelma on tärkeä osa tehokasta ja toimivaa työnjakoa. Mitä tarkemmin tiedetään mitä tarvitaan, sitä helpompaa on jakaa vastuuta fiksusti. 

Neljä henkilöä kokoustaa pöydän ääressä.

Relevanttia on myös soveltuvan tiimin kokoaminen, jottei kukaan ylityöllisty tai joudu tekemään itselleen ylitsepääsemättömän vastenmielisiä tehtäviä vain koska muita tekijöitä ei ole. On myös hyvä olla päästämättä mopoa karkaamaan käsistä projektin aikana, ettei projektia paisuteta sellaisiin mittasuhteisiin, että työryhmän aktuaaliset resurssit loppuvat kesken. Mikäli työn määrää lisätään (tai se muusta syystä lisääntyy) projektin aikana, on löydettävä lisää tekijöitä. 

Yksi tärkeimmistä asioista vastuuta jaettaessa on se, että työryhmästä löytyy myös vastuuhenkilöitä ja auktoriteettihahmoja. Tämä ei tarkoita pelkästään pääpelinjohtajaa, sillä pääpelinjohtaja saatta herkästi ylityöllistyä projektin aikana. Tarvitaan myös alempien tasojen auktoriteetteja, kuten esimerkiksi kirjoitustiimin kannalta olennainen kirjoittajakoordinaattori. Kirjoittajakoordinaattori (tmv) voi olla henkilö, joka pitää huolen siitä, että kirjoittajien työ sujuu ja että heidän kysymyksiinsä vastataan. Hän on kirjoittajien kannalta olennaisin auktoriteetti, joka tukemisen ja työn koordinoinnin lisäksi voi ratkoa kiistatilanteita ja sanella miten toimitaan. Hän neuvottelee pääpelinjohtajan ja muiden vastaavien kanssa designiin liittyvistä asioista, jotta hän pystyy luotsaamaan kirjoittajatiimiä oikeaan suuntaan. Jokaisen tiimin on paras määritellä vastuualueet ja auktoriteetit selkeästi, jotta työskentely on prosessin aikana mahdollisimman sujuvaa.

HAASTE: Aikataulut

Koska larppeja tehdään Suomessa pääosin harrastajilta harrastajille, tekijöistä suuri osa tuottaa larppeja leipätyön, opintojen tai muun päätoimisen toiminnan ohella. Vapaa-aijan käyttäminen työläiden projektien tekemiseen on ajoittain hauskaa, mutta ajoittain äärimmäisen kuormittavaa. Työtä on paljon ja aikaa tuntuu olevan liian vähän. Ei siis ihme, että aikataulut koettiin Larpintekijöiden residenssissä järjestetyn keskustelun aikana suureksi haasteeksi larppien kirjoittamisen kannalta.

Pöydällä on avoinna oleva kirjan mallinen kalenteri.

Aikatauluttamisen tueksi keskustelijat tarjosivat monia eri menetelmiä. He korostivat mm. realistisuutta ja virhemarginaalien sisällyttämistä aikatauluihin, sillä aikataulut ja niissä pysyminen on monille ihmisille (esim joillekin neuroepätyypillisille) haastavaa. Liian tiukat aikataulut eivät jätä varaa virheille, joita projekteissa yleensä väistämättä tapahtuu. On siis tärkeä aikatauluttaa niin, ettei kilpajuoksu kelloa vastaan kariudu ensimmäiseen missattuun deadlineen. Tärkeä on siis myös sisällyttää aikatauluihin välideadlineja pienempien osatavoitteiden suorittamiselle.

Apua kirjoitustiimin vetäjälle Epel Larp ry:n sivuilta:

Hahmokirjoituksen aikataulut – laaja pdf-opas larppihahmojen kirjoittamisen aikatauluttamisesta

On myös kriittisen tärkeää aikatauluttaa suunnittelutyö. Tämä koskee luonnollisesti larpinteon eri osa-alueita – myös kirjoittamista. Sanojen kirjoittaminen paperille on vain yksi osa laajempaa prosessia, joten on syytä sisällyttää aikatauluihin tarpeeksi aikaa suunnittelutyölle. Esimerkiksi hahmoprofiilin kirjoittaminen alkaa usein mittavalla suunnittelutyöllä:

  • mikä tämän hahmon funktio on tässä larpissa?
  • mitä hahmo voi tehdä larpin aikana? 
  • mitä hän tavoittelee?
  • millaisia ovat hahmon läheiset ihmiset? 
  • millaisia asioita hahmo on kokenut elämänsä aikana?

Monet yksityiskohdat saattavat toki muotoutua kirjoitusprosessin aikana, mutta on parempi sisällyttää aikatauluihin tarpeeksi aikaa suunnittelulle sen sijaan, että olettaa hahmon valmistuvan yhdeltä istumalta.

Projektin etenemisen kannalta on myös tärkeä taata prosessin jatkuvuus. Kommunikaatiokatkokset, hiljaiselo ja projektin limbo-tilat syövät työryhmän motivaatiota ja epäselvyydet siitä onko projekti aktiivisesti käynnissä vai ei saattavat myös vähentää luottamusta tekijöiden ja vastuuhenkilöiden välillä. Se, että joku ajaa projektia tasaisesti eteenpäin ja pitää yhteyttä tekijöihin osoittaa, että heitä ei ole unohdettu ja ettei projektia ole kuopattu. Jatkuvuuden avulla myös sitoutetaan tekijöitä ja mahdollistetaan parhaimmillaan flow-tila, jossa asiat hoituvat kuin itsestään.

Sitouta tekemiseen ja sen reunaehtoihin

Aikatauluihin sitoutuminen on myös keskeinen asia, johon työryhmän tulee panostaa. Aikataulut ovat turhia, mikäli niitä ei noudateta. Työryhmän sitouttamiseen löytyy monia keinoja, mutta on hyvä muistaa, että jokainen työryhmän jäsen on yksilö. Joillekin toimii äärimmäisen hyvin pelkät yhteiset sopimukset, kun taas toinen saattaa kaivata hyvin selkeää tehtävien pilkkomista tai konkretisointia. Jotkut motivoituvat tiukoista deadlineista kun taas toiset kaipaavat paljon aikaa ja rauhaa tekemiseen. On siis aina syytä keskustella työryhmän kesken siitä, millaisin toimin aikatauluihin sitoutumista voisi helpottaa. 

Yksi äärimmäisen hyvä keino on kuitenkin säännölliset kokoukset ja tapaamiset, esimerkiksi videopuheluiden tai kahvilla käymisen merkeissä. Viikottaiset kokoukset sitouttavat ja pitävät yllä hyvää flowta. Myös yhteiset työskentelypäivät tai -viikonloput (kuten Larpintekijöiden residenssin viikonlopputapahtumat) voivat toimia hyvinä sitouttajina ja motivoivinia tekijöinä.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Suuri osa tämän kirjoituksen sisällöstä saattaa unohtua varsin pian. Pyri kuitenkin painamaan mieleesi se, että hyvällä suunnittelutyöllä pääsee larppienkin tekemisessä pitkälle. Panosta siis siihen ja pyri luottamaan suunnitelmaasi. Se ohjaa sinua ja työryhmääsi koko pitkän ja uuvuttavan prosessin ajan.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *